「デジタル変革せよ」「働き方改革!!」と叫ばれていても旧態依然と変化がなかった日本企業が、Cobit-19(コロナウイルス)
によって、強制的に歴史の針を進めようとしています。

- リモートワーク 、 テレワーク、在宅勤務が増えてきた
- クライアントとの電話会議・ビデオ会議増えてきた
働いている人の大半が、在宅勤務になり、物理的な場所に囚われることなく、”価値”にフォーカスした働き方が重要な時代へ突入してきました。
在宅勤務でのビデオ会議が多くなるにつれて、効率的に働けるようになったという人もいる一方で、うまくコミュニケーションが取れないという声も聞こえてきます。
在宅勤務でのビデオ会議での課題
ビデオ会議において上手く相手とのコミュニケーションが取れない
- 仕事を進め方(論理的な部分)
- 対人関係(感情的な部分)
- 合意形成が取れず、仕事が進まない
そんな人のために、”リモートワーク時のビデオ会議をファシリテーションでコントロールする方法”というビジネススキルの根幹を解説します。
リモートワーク時のビデオ会議をファシリテーションでコントロールする方法
0. ファシリテーションとは
1. 会議の“場“をコントロールする
2. 人との“つながり”をコントロールする
3. 結論への“導き方”をコントロールする
目次
背景:日本企業は会議の運営が苦手
元々、対面で会議のコントロールが苦手だった日本企業は、リモートワークでの会議により会議に運営の課題が顕在化してきています。この対策方法として重要なスキルがファシリテーションです。
課題
- 結論が出ない
- 発言が出ない
- 目的がない
リモートワーク時のビデオ会議をファシリテーションでコントロールする方法
0. ファシリテーションとは:よくある会議における課題への対応
ファシリテーションとは
ファシリテーション(英: facilitation)は、会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。(Wikipediaより)
ファシリテーションの要素
ファシリテーションは会議をスムーズに進行させるために必要スキルで、4個の要素から構成されています。
ファシリテーションの構成要素
- 意見の引き出し
- 意見の整理
- 合意形成
- 会議をコントロールする
1. 会議の“場“をコントロールする
会議の場をコントロールするするために、事前準備と会議中の実施事項がとても重要になります。
会議前
- ツールの共有
- ツールの利用方法
- 会議ID/Pass()
- 会議資料・アジェンダの共有
- リモートの時は情報量が少なくなるので特に必要
会議開始時
- 目的・ゴール・アジェンダの共有
- 認識相違がないかの確認
「この内容で会議をしますが、過不足やその他優先事項はありませんか?」
会議中
- 話を振ること
必ずしも全員が集中して聞いておらず、終盤に覆る可能性があるので、適宜情報を確認 - 目的・ゴールへ観点を示し導くこと
2. 人との“つながり”をコントロールする
リモートワークでの会議では、対面時よりも「相手へ伝える情報」が圧倒的に少なくなるため、頷きや会議システムのホワイトボード等のツールを活用し、意思表示することが大切です。
ポイント
- メッセージを受け止めたことを明示的に示すために、発言を画面にタイピングする
- 情報量が圧倒的に少ないため。「カメラに映っていない部分」を察知し、こまめに個別の意見を確認する
3. 結論への“導き方”をコントロールする
リモートワーク時は、相手が聞いていない/画面を見ていない可能性があるので、実際に画面に結論を書いて、その場で確認することが重要です。
ポイント
- 決定事項とToDoは画面にタイピングし、認識齟齬がないか確認
- もし余裕があれば、画面に映しているメモを全員に共有
サマリ:ファシリテーションをするポイント(ファシリテーターとして・・・)
色々話してきましたが、ファシリテーターがファシリテーションする上で、確固たるスタンスを保持していることが重要です。
ファシリテーションをするポイント
- 目的や論点を意識する
- 中立な立場で参加する
- 全員の状況を常に把握する
目的や論点を意識する
オンラインでの会話なので、会話が一方通行になってしまったり、議論が脱線してしまいがちであったり、参加者が興味を失う場合があります。
ファシリテーションをする人は「Mtgの目的はなにか」「なぜ検討しているのか」「論点は何か」を意識しつつ、ゴールに向けて議論を回すことが重要です。
中立な立場で参加する
ファシリテーターがどちらかの意見に偏ったコントロールをすると、“発言や参加を促すこと”が困難になります。
ゴールを意識しながら、中立な立場で“全体最適化”を目指し、コントロールする意識が大切です。
全員の状況を常に把握する
リモートワークの場合、全員の状況が理解できなくなりがちです。
対面している時と同じ以上に情報を取得できるように、適宜参加者の状況・意向を確認し、参加者を巻き込むことにより“会議後の仕事”が円滑に進むようにしましょう。
終わりに:リモートワークで大切なスキル(=ファシリテーション)を身につける
対面で会議ができないからこそ、工夫をすることにより普段よりさらに高度なファシリテーション技術を見つけることができると思います。
ぜひ実践してみてください。