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ビデオ会議をファシリテーションで革新する - テレワーク・在宅勤務へ対応した働き方改革へ

「デジタル変革せよ」「働き方改革!!」と叫ばれていても旧態依然と変化がなかった日本企業が、Cobit-19(コロナウイルス)

によって、強制的に歴史の針を進めようとしています。

  • リモートワーク 、 テレワーク、在宅勤務が増えてきた
  • クライアントとの電話会議・ビデオ会議増えてきた

働いている人の大半が、在宅勤務になり、物理的な場所に囚われることなく、”価値”にフォーカスした働き方が重要な時代へ突入してきました。

在宅勤務でのビデオ会議が多くなるにつれて、効率的に働けるようになったという人もいる一方で、うまくコミュニケーションが取れないという声も聞こえてきます。

在宅勤務でのビデオ会議での課題

ビデオ会議において上手く相手とのコミュニケーションが取れない

  1. 仕事を進め方(論理的な部分)
  2. 対人関係(感情的な部分)
  3. 合意形成が取れず、仕事が進まない

そんな人のために、”リモートワーク時のビデオ会議をファシリテーションでコントロールする方法”というビジネススキルの根幹を解説します。

リモートワーク時のビデオ会議をファシリテーションでコントロールする方法

0. ファシリテーションとは
1. 会議の“場“をコントロールする
2. 人との“つながり”をコントロールする
3. 結論への“導き方”をコントロールする

背景:日本企業は会議の運営が苦手

元々、対面で会議のコントロールが苦手だった日本企業は、リモートワークでの会議により会議に運営の課題が顕在化してきています。この対策方法として重要なスキルがファシリテーションです。

課題

  • 結論が出ない
  • 発言が出ない
  • 目的がない

リモートワーク時のビデオ会議をファシリテーションでコントロールする方法

0. ファシリテーションとは:よくある会議における課題への対応

ファシリテーションとは

ファシリテーション(英: facilitation)は、会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。(Wikipediaより)

ファシリテーションの要素

ファシリテーションは会議をスムーズに進行させるために必要スキルで、4個の要素から構成されています。

ファシリテーションの構成要素

  • 意見の引き出し
  • 意見の整理
  • 合意形成
  • 会議をコントロールする

 

1. 会議の“場“をコントロールする

会議の場をコントロールするするために、事前準備と会議中の実施事項がとても重要になります。

会議前

  • ツールの共有
  • ツールの利用方法
  • 会議ID/Pass()
  • 会議資料・アジェンダの共有
  • リモートの時は情報量が少なくなるので特に必要

会議開始時

  • 目的・ゴール・アジェンダの共有
  • 認識相違がないかの確認
    「この内容で会議をしますが、過不足やその他優先事項はありませんか?」

会議中

  • 話を振ること
    必ずしも全員が集中して聞いておらず、終盤に覆る可能性があるので、適宜情報を確認
  • 目的・ゴールへ観点を示し導くこと

 

2. 人との“つながり”をコントロールする

リモートワークでの会議では、対面時よりも「相手へ伝える情報」が圧倒的に少なくなるため、頷きや会議システムのホワイトボード等のツールを活用し、意思表示することが大切です。

ポイント

  • メッセージを受け止めたことを明示的に示すために、発言を画面にタイピングする
  • 情報量が圧倒的に少ないため。「カメラに映っていない部分」を察知し、こまめに個別の意見を確認する

3. 結論への“導き方”をコントロールする

リモートワーク時は、相手が聞いていない/画面を見ていない可能性があるので、実際に画面に結論を書いて、その場で確認することが重要です。

ポイント

  • 決定事項とToDoは画面にタイピングし、認識齟齬がないか確認
  • もし余裕があれば、画面に映しているメモを全員に共有

サマリ:ファシリテーションをするポイント(ファシリテーターとして・・・)

色々話してきましたが、ファシリテーターがファシリテーションする上で、確固たるスタンスを保持していることが重要です。

ファシリテーションをするポイント

  • 目的や論点を意識する
  • 中立な立場で参加する
  • 全員の状況を常に把握する

目的や論点を意識する

オンラインでの会話なので、会話が一方通行になってしまったり、議論が脱線してしまいがちであったり、参加者が興味を失う場合があります。

ファシリテーションをする人は「Mtgの目的はなにか」「なぜ検討しているのか」「論点は何か」を意識しつつ、ゴールに向けて議論を回すことが重要です。

中立な立場で参加する

ファシリテーターがどちらかの意見に偏ったコントロールをすると、“発言や参加を促すこと”が困難になります。

ゴールを意識しながら、中立な立場で“全体最適化”を目指し、コントロールする意識が大切です。

全員の状況を常に把握する

リモートワークの場合、全員の状況が理解できなくなりがちです。

対面している時と同じ以上に情報を取得できるように、適宜参加者の状況・意向を確認し、参加者を巻き込むことにより“会議後の仕事”が円滑に進むようにしましょう。

 

終わりに:リモートワークで大切なスキル(=ファシリテーション)を身につける

対面で会議ができないからこそ、工夫をすることにより普段よりさらに高度なファシリテーション技術を見つけることができると思います。

ぜひ実践してみてください。

  • この記事を書いた人

Taka

コンサルティングファーム、ネット系企業を経験。経営戦略、事業構想、新規事業検討、顧客体験最適化などに強みを持つ。大企業 新規事業部立上げ・事業構想策定、大企業 デジタル変革(経営および組織改革)、IPOに向けた事業戦略・顧客戦略策定 など実績を持つ。

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