ビデオ会議をファシリテーションで革新する - テレワーク・在宅勤務へ対応した働き方改革へ

「デジタル変革せよ」「働き方改革！！」と叫ばれていても旧態依然と変化がなかった日本企業が、Cobit-19（コロナウイルス）

によって、強制的に歴史の針を進めようとしています。

• リモートワーク 、 テレワーク、在宅勤務が増えてきた
• クライアントとの電話会議・ビデオ会議増えてきた

働いている人の大半が、在宅勤務になり、物理的な場所に囚われることなく、”価値”にフォーカスした働き方が重要な時代へ突入してきました。

在宅勤務でのビデオ会議が多くなるにつれて、効率的に働けるようになったという人もいる一方で、うまくコミュニケーションが取れないという声も聞こえてきます。

そんな人のために、”リモートワーク時のビデオ会議をファシリテーションでコントロールする方法”というビジネススキルの根幹を解説します。

背景：日本企業は会議の運営が苦手

元々、対面で会議のコントロールが苦手だった日本企業は、リモートワークでの会議により会議に運営の課題が顕在化してきています。この対策方法として重要なスキルがファシリテーションです。

リモートワーク時のビデオ会議をファシリテーションでコントロールする方法

0. ファシリテーションとは：よくある会議における課題への対応

ファシリテーションとは

ファシリテーション（英: facilitation）は、会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。（Wikipediaより）

ファシリテーションの要素

ファシリテーションは会議をスムーズに進行させるために必要スキルで、4個の要素から構成されています。

1. 会議の“場“をコントロールする

会議の場をコントロールするするために、事前準備と会議中の実施事項がとても重要になります。

2. 人との“つながり”をコントロールする

リモートワークでの会議では、対面時よりも「相手へ伝える情報」が圧倒的に少なくなるため、頷きや会議システムのホワイトボード等のツールを活用し、意思表示することが大切です。

3. 結論への“導き方”をコントロールする

リモートワーク時は、相手が聞いていない／画面を見ていない可能性があるので、実際に画面に結論を書いて、その場で確認することが重要です。

サマリ：ファシリテーションをするポイント（ファシリテーターとして・・・）

色々話してきましたが、ファシリテーターがファシリテーションする上で、確固たるスタンスを保持していることが重要です。

目的や論点を意識する

オンラインでの会話なので、会話が一方通行になってしまったり、議論が脱線してしまいがちであったり、参加者が興味を失う場合があります。

ファシリテーションをする人は「Mtgの目的はなにか」「なぜ検討しているのか」「論点は何か」を意識しつつ、ゴールに向けて議論を回すことが重要です。

中立な立場で参加する

ファシリテーターがどちらかの意見に偏ったコントロールをすると、“発言や参加を促すこと”が困難になります。

ゴールを意識しながら、中立な立場で“全体最適化”を目指し、コントロールする意識が大切です。

全員の状況を常に把握する

リモートワークの場合、全員の状況が理解できなくなりがちです。

対面している時と同じ以上に情報を取得できるように、適宜参加者の状況・意向を確認し、参加者を巻き込むことにより“会議後の仕事”が円滑に進むようにしましょう。

終わりに：リモートワークで大切なスキル（=ファシリテーション）を身につける

対面で会議ができないからこそ、工夫をすることにより普段よりさらに高度なファシリテーション技術を見つけることができると思います。

ぜひ実践してみてください。