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目標達成を実現するためのスケジュールの立て方 (1/2)

新規事業の立ち上げ・推進、プロジェクト推進している中で、プロジェクトマネジメントにおける悩みを持つ方もいらっしゃるかと思います。

こんな方におすすめ

  •  事業計画で目標を設定したが、目標達成までのスケジュールの立て方がわからない
  • 目標を期日通りに達成できるか不安

今回は、目標達成に向けてどのようにスケジュールを立てればよいかを紹介します。

まずは目標達成までのステップの細分化の考え方、ガントチャートを用いてスケジュールを可視化する方法を扱います。

スケジュールを作成したら、そのスケジュールが達成可能かどうかを評価し、各工程を調整する作業が必要になってきますが、それらについては次回ご説明します。

今回のポイント

  1. 達成すべき目標の設定
  2. 目標達成までのステップを細分化
  3. スケジュールへの落とし込み(ガントチャートの作成)

1. 達成すべき目標の設定

スケジュールを立てるときにまず行わなければならないのは、「いつ」「何を」達成するのか明確に記述することです。

何らかの事業を立ち上げることを検討している方は、すでに事業計画における重要な目標を設定していると思います。この目標を達成するために、逆算してスケジュールを立てていくのです。

例えば、あなたが飲食業界での独立を考えている場合、

目標例

「6か月後の2020年9月末にイタリアンレストランをオープンする」

のような目標を考えるかと思います。

やりたいことは漠然とあるけれど、まだ明確な目標を設定できる段階ではないので、達成目標を立てることができない、という方もいるかと思います。

しかし、目標の期日と対象が明確でない限り、組織でゴールを共有し、達成に向けたプロセスをドライブしていくことはできません。

また後述するステップの細分化、別の機会に紹介する制約条件の検討などを通じて、課題やリスク洗い出され、目標達成の実現性が大きく近づきます。

スケジュール作成のみならず,「いつ」「何を」達成するのか明確に決めることは事業を実現するうえで大事なことですので,まだ目標が明確化していないという方はこの機会にぜひ取り組んでみてはいかがでしょうか。

2. 達成までのステップを細分化

達成すべき目標が設定出来たら、達成までにやるべきことを細分化してみましょう。この際押さえておきたいポイントは、次の3点です。

ポイント

  • 「漏れなく」「ダブりなく」細分化し、各ステップの期間を見積もる
  • 前後関係を明確にする
  • クリティカルパスは必ず押さえる

「漏れなく」「ダブりなく」細分化する

専門的な言い方をするとWBS (Work Breakdown Structure) の設定と同義です。この細分化にも押さえておきたいポイントがありますので、詳細は別の機会に紹介します。同時に、細分化した各ステップの期間を見積もっておきましょう。

洗い出したステップは、すぐに始められるもの、ある作業が終わってからでないと開始できないもの、という前後関係を相互に持った要素があるはずです。そういったステップ間の前後関係の条件を明確にしていくのが次のステップです。

前後関係を明確にする

前後関係のあるステップを結び付けていくと、「あるステップは別のステップとも前後関係があり、そのステップもまた別のステップにつながっている」、といった形で、ステップのチェーンのようなものが出来上がると思います。

クリティカルパスは必ず押さえる

そのチェーンを時系列順にたどっていき、見積った期間を足し合わせていったときに、最も期間が長くなるものがクリティカルパスと呼ばれ、このクリティカルパスの長さが最初に定めた目標達成までの総期間を決めるものになります。

クリティカルパス上のステップについては,その遅れがそのまま目標達成期日の遅れにつながりますので、優先的にリソースを割くなど、遅れることがないよう注意深く進捗を管理していくことが必要になります。

お気づきの方もいると思いますが、始めに立てた目標達成の期日から、このクリティカルパスの長さ分だけ過去に遡った日付が今日より前だったとしたら、その目標は期日通りに達成できないことになってしまいますので、計画の修正が必要です。

今回は、都合よく始めに設定した目標達成の期日までの期間がちょうどクリティカルパスの長さと一致したと仮定して話を進めていきますが、このような状況に陥ってしまったときに、どのように計画を修正するべきかについては別の記事で紹介します。

これにより目標達成までに必要な項目を洗い出したうえで、「これだけは絶対に押さえておかなければならない」項目を把握することができ、作業の優先順位をつけることができます。

具体例:「6か月後の2020年9月末にイタリアンレストランをオープンする」までのステップ

ステップの洗い出しと想定期間

先に挙げた例の「6か月後の2020年9月末にイタリアンレストランをオープンする」までのステップを細分化し、それぞれの期間を見積もってみると、以下のようになるでしょう。

それぞれのステップにかかる期間の見積もりは各項目の右側に記入しています。

前後関係の洗い出し

次に、ステップ間の前後関係を書き出してみましょう。

ポイント

例えば、銀行からの資金調達には事業計画が必要ですので、”事業計画作成-->資金調達の交渉”という前後関係があります。

また、原材料の産地にこだわった一品を看板メニューとして入れたい、というのであれば、”メニューの考案-->仕入れ先の選定”という関係もあるかもしれません。

クリティカルパスだけを抜き出すと、”事業計画⇒資金調達⇒テナント契約⇒内装工事見積⇒見積検討⇒内装工事発注⇒内装工事⇒機材等の設置⇒開店準備 (材料の仕込みなど)⇒開店”となるでしょう。

3. スケジュールへの落とし込み(ガントチャートの作成)

ガントチャート(英: Gantt chart)とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられるものです。 (出典: Wilipedia)

横軸に時間、縦軸に作業内容を配置し、工程やタスク毎に作業開始日、完了日の情報を帯状グラフで表します

ガントチャートはあらゆるビジネスの場で使用されていることからもわかる通り、情報の可視化と共有のための有効なツールとして使わない手はありません。

上記で設定したクリティカルパスをガントチャート上に表現してみましょう。

クリティカルパス以外のステップも開店前には進めていくことが必要ですので,同じガントチャート上に追加して計画していくことになります。

この例のようにエクセルでも簡易的なものはすぐに作成できますし、無料で使用できる便利なガントチャート作成ツールも複数公開されていますのでそれらを使うこともおすすめです。

まとめ

目標達成に向けたプロセスを計画する際に必須なスケジュールの立て方を紹介しました。

目標までのステップを細分化し,ガントチャートを作成することで、目標達成までの道筋を可視化することができます。その際、クリティカルパスは必ず押さるようにしましょう!

  • この記事を書いた人

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大手エンジニアリング会社にて、プロジェクトマネジメント業務に従事。プロジェクトの全体設計や品質管理に強みを持つ。海外駐在、大規模プロジェクトのマネジメントなどの実績を持つ。

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